Florian Feuerwehrmanagement
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Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück von Florian: Hier pflegen Sie alle Personen Ihrer Wehr mit Stammdaten, Status, Verläufen ihrer Laufbahn sowie den für das Beitragswesen nötigen Bankdaten. Alle Angaben sind zentral gespeichert und dienen anschließend als Grundlage für Dienstbuch, Atemschutz, Reports, Serienbriefe und SEPA-Lastschriften.

Hinweis: Ein Mitglied ist eine Person Ihrer Wehr und nicht dasselbe wie ein Benutzer (ein Login-Konto in Florian). Ein Mitglied kann ein Benutzerkonto besitzen, muss aber nicht. Details dazu finden Sie unter Benutzer & Rechte.

Ein Mitglied anlegen

  1. Öffnen Sie den Bereich Mitglieder in der Seitennavigation.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Neues Mitglied.
  3. Erfassen Sie die Pflichtangaben (Name, Vorname). Alle weiteren Felder können Sie jederzeit nachtragen.
  4. Wählen Sie Status, Geschlecht sowie das Eintrittsdatum.
  5. Speichern Sie den Datensatz. Nach erfolgreicher Anlage schließt sich das Formular und die Mitgliederliste wird aktualisiert. Mit Details öffnen Sie die Mitgliederakte; ihr Inhalt richtet sich nach Ihren Leserechten.

Beim Speichern prüft Florian die Stammdaten, beispielsweise Pflichtnamen und das E-Mail-Format, und zeigt fehlerhafte Angaben am Feld. Bankdaten werden getrennt verwaltet.

Hinweis: Bestandsdaten aus Ihrem bisherigen System müssen Sie nicht von Hand übertragen. Nutzen Sie stattdessen den Import-Assistenten, der Ihre bisherigen Mitglieder samt Bankdaten und Historien übernimmt.

Stammdaten

Die Stammdaten umfassen die persönlichen Angaben eines Mitglieds:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum
  • Geschlecht (siehe unten)
  • Adresse (Straße, PLZ, Ort)
  • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
  • Foto
  • Eintritts- und Austrittsdatum
  • Status der Mitgliedschaft

Geschlecht

Florian unterstützt vier Ausprägungen, damit alle Mitglieder korrekt und diskriminierungsfrei erfasst werden können:

Wert Bedeutung
männlich männliches Geschlecht
weiblich weibliches Geschlecht
divers drittes Geschlecht gemäß Personenstandsrecht
ohne Angabe keine Angabe gewünscht oder erforderlich

Das Geschlecht wird u. a. für die geschlechtergerechte Anrede in Serienbriefen und für Statistiken herangezogen.

Status der Mitgliedschaft

Jedes Mitglied hat genau einen Status. Er steuert, wie das Mitglied in Listen, Statistiken und im Beitragswesen behandelt wird.

Status Bedeutung
aktiv Mitglied im aktiven Einsatzdienst
Jugend Mitglied der Jugendfeuerwehr
Ehrenmitglied verdientes Mitglied mit Ehrenstatus
passiv fördern/ruhend, ohne aktiven Dienst
ausgetreten Mitgliedschaft beendet

Achtung: Für die Lizenz zählt ausschließlich die Zahl der Mitglieder mit Status = aktiv. Jugend, passiv, Ehrenmitglieder und Ausgetretene werden nicht mitgezählt. Überschreiten Sie das Limit Ihres Lizenz-Tiers, erhalten Sie einen Hinweis und eine Frist von 14 Tagen; danach ist lediglich die Aktion „Mitglied auf aktiv setzen" gesperrt, bis Sie wieder unter dem Limit liegen oder das Tier erhöhen. Alle übrigen Funktionen laufen unverändert weiter. Mehr dazu unter Lizenz & Wartung.

Ausgetretene Mitglieder bleiben zunächst mit ihrer Historie erhalten (für Nachweise und Statistik). Die spätere, DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist unter Datenschutz & DSGVO beschrieben.

Eigene Felder

Zusätzlich zu den festen Stammdaten stellt Florian pro Mitglied fünf frei belegbare Felder bereit. Damit erfassen Sie Angaben, die es im Standard nicht gibt, aber in Ihrer Wehr gebraucht werden (z. B. Führerscheinklassen, Spind-Nummer, Kleidergröße).

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Eigene Felder → Mitglieder.
  2. Vergeben Sie eine Bezeichnung je genutztem Feld.
  3. Speichern Sie. Die benannten Felder erscheinen ab sofort in der Mitglieder-Detailansicht und stehen in Export-Wizard und Serienbrief-Platzhaltern zur Verfügung.

Hinweis: Die eigenen Felder für Mitglieder sind unabhängig von den je fünf eigenen Feldern für Dienste und Geräte. Benennen Sie nur die Felder, die Sie tatsächlich nutzen — nicht benannte Felder bleiben in der Oberfläche ausgeblendet.

Zielgruppen und Tags

Über Zielgruppen fassen Sie Mitglieder zu frei definierbaren Gruppen zusammen — etwa „Atemschutz", „Maschinisten", „Vorstand" oder „Festausschuss". Ein Mitglied kann mehreren Zielgruppen angehören.

Zielgruppen sind besonders praktisch als Empfängerfilter, zum Beispiel:

  • Auswahl der Empfänger für einen Serienbrief oder eine E-Mail
  • Vorauswahl für einen SEPA-Lastschriftlauf
  • Filter in Listen und im Export-Wizard

Zielgruppen legen Sie unter Mitglieder → Zielgruppen an und weisen sie anschließend in der Detailansicht des Mitglieds zu.

Historien

Die Mitglieder-Detailansicht zeigt vorhandene Funktions- und Dienstgradhistorien als lesende Abschnitte, soweit Ihre Berechtigungen dies erlauben. Zum Erfassen öffnen Sie Historien (/historien), wählen das Mitglied und verwenden Funktion anlegen beziehungsweise Dienstgrad anlegen. Die Vollständigkeit hängt von den tatsächlich erfassten Daten ab.

Im noch nicht bereitgestellten Entwicklungsstand begrenzen die Historienrechte auch die Mitgliedsauswahl auf den erlaubten Bereich. Zum Anlegen benötigen Sie Ansehen sowie Erstellen für den Eintrag und seine Felder. Die Anzeige von Mitgliedsnamen hat eigene Leserechte; fehlen diese, zeigt die Auswahl neutrale Kennungen. Einzelheiten und Freigabegrenzen stehen unter Benutzer, Rollen & Rechte.

Funktionshistorie

Bildet ab, welche Funktion ein Mitglied von wann bis wann innehatte (z. B. Kommandant, Gerätewart, Jugendwart). So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer welchen Posten zu welcher Zeit ausgefüllt hat.

Dienstgrad-Historie

Dokumentiert erfasste Dienstgrade mit Datum. Prüfen Sie den aktuellen Dienstgrad im Mitgliedsstamm gesondert; ein neuer Historieneintrag ändert dieses Stammdatenfeld nicht automatisch. Die verfügbaren Dienstgrade stammen aus dem gewählten Bundesland-Regelwerk und lassen sich anpassen — siehe Bundesland-Regelwerke.

Lehrgangsteilnahmen

Erfasst absolvierte Lehrgänge mit Datum, Ort, dem Bestanden-Status und einem hinterlegten Nachweis/Zertifikat. Diese Angaben fließen in den Bericht „Lehrgangsübersicht" ein und dienen der Regel-Engine als Grundlage für Beförderungs- und Lehrgangsvorschläge.

Für einen neuen Lehrgang benötigen Sie Lehrgänge: Ansehen und Erstellen; für Teilnahmen, den Bestanden-Status und Nachweise Ansehen und Bearbeiten. Beim Speichern werden das aktive Benutzerkonto und die aktuellen Berechtigungen erneut geprüft. Wurden Rechte seit dem Öffnen entzogen oder das Konto deaktiviert, wird die Änderung abgewiesen; ein geöffneter Formularentwurf bleibt erhalten. Ein erneuter Speicherklick während eines laufenden Anlegevorgangs legt keinen zweiten Eintrag an.

Nachweise / Zertifikate hinterlegen

Zu jeder Teilnahme eines Mitglieds an einem Lehrgang lässt sich das Bestandenheits-Zertifikat als Datei ablegen. So verwalten Sie Nachweise:

  1. Öffnen Sie Lehrgänge, wählen Sie beim gewünschten Lehrgang Teilnahmen und erfassen Sie die Teilnahme des Mitglieds (oder wählen Sie eine bestehende).
  2. Setzen Sie das Häkchen Bestanden, sobald das Mitglied den Lehrgang bestanden hat. Der Status wird sofort gespeichert.
  3. Über Hochladen in der Spalte Nachweis legen Sie das Zertifikat ab — erlaubt sind PDF, JPEG, PNG oder WebP bis 10 MB. Ein bereits vorhandener Nachweis wird über Ersetzen ausgetauscht.
  4. Mit Ansehen öffnen Sie den hinterlegten Nachweis in einem neuen Tab (Download über die Browserfunktion), mit Entfernen löschen Sie ihn wieder.

Der Nachweis ist außerdem im Mitglieds­datenblatt (PDF) vermerkt (Spalten Bestanden und Nachweis: Ja/Nein) und in der Mitglieder-Detailansicht direkt abrufbar.

Hinweis: Nachweis-Dateien werden – wie die Mitglieder­fotos – neben der Datenbank gespeichert (Ordner nachweise), nicht in der Datenbank selbst. Sie sind damit Teil der regulären Datensicherung. Hochladen und Entfernen erfordert die Berechtigung Lehrgänge: Bearbeiten, das Ansehen die Berechtigung Lehrgänge: Ansehen.

Ehrungen

Hält verliehene Ehrungen mit Ehrungstyp, Datum und Verleiher fest. Auch hier stammen die Ehrungstypen aus dem Bundesland-Regelwerk und sind editierbar.

Hinweis: Auf Basis von Dienstalter, Lehrgängen und aktuellem Dienstgrad kann Florian fällige Beförderungen, Ehrungen und empfohlene Lehrgänge automatisch vorschlagen. Wie Sie diese Regeln definieren, lesen Sie unter Bundesland-Regelwerke.

Bankverbindung und SEPA-Mandat

Für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen per Lastschrift hinterlegen Sie je Mitglied eine Bankverbindung samt SEPA-Mandat. Sie finden diese Angaben im Reiter Bankverbindung der Detailansicht.

Bankverbindung:

  • IBAN (wird auf Prüfsumme validiert)
  • BIC
  • Kontoinhaber (falls abweichend vom Mitglied)

SEPA-Mandat:

Feld Bedeutung
Mandatsreferenz eindeutige Kennung des erteilten Mandats
Datum Unterschriftsdatum des Mandats
Typ CORE (Standard) oder B2B (Firmenlastschrift)
Sequenz FRST (Ersteinzug), RCUR (Folgeeinzug), OOFF (einmalig), FNAL (letzter Einzug)

Vor jedem Lastschriftlauf prüft Florian die Vollständigkeit von Bankverbindung und Mandat sowie die IBAN-Prüfsumme, damit keine fehlerhaften Einzüge erzeugt werden. Der eigentliche Einzug (pain.008-Datei, Vorabankündigung) erfolgt im Modul Beitragswesen & SEPA.

Achtung: Bankdaten sind besonders schützenswert. Über die feldbezogenen Rechte lässt sich der Zugriff auf die Bankverbindung auf berechtigte Rollen (typischerweise den Kassier) beschränken. Ändert ein Mitglied seine IBAN über die Selbstverwaltung selbst, wird die Änderung erst nach Freigabe durch den zuständigen Freigeber wirksam (Pending Change). Siehe Selbstverwaltung.

Siehe auch