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Berichte & Serienbriefe

Unter Berichte lädst du feste PDF-Auswertungen herunter. Unter Serienbriefe verwaltest du eigene Text- oder HTML-Vorlagen und erstellst daraus persönliche Schreiben für Mitglieder.

Feste Berichte

Für die PDF-Berichte brauchst du die Berechtigung Berichte → Export. Öffne Berichte und wähle bei der gewünschten Karte PDF herunterladen. Die Ausgabe verwendet die aktuelle Datenlage.

Bericht Inhalt
Mitgliederkartei Mitgliederliste mit Nachname, Vorname, Status, Dienstgrad, Eintritt und Ort.
Telefonliste Kontaktübersicht der Mitglieder.
Geburtstagsliste Geburtstagsübersicht der Mitglieder.
Lehrgangsübersicht Teilnahmen nach Lehrgang mit Namen, Datum und Ort; die Liste ist kein Nachweis ausschließlich bestandener Lehrgänge.
Jahresstatistik Aktueller Aktivmitgliederstand, Ein- und Austritte des Jahres sowie Dienstanzahl und Stundensummen nach Dienstart. Die Karte verwendet das laufende Jahr.
Inventarliste Geräte mit Inventarnummer, Beschaffung, Mitgliedzuweisung und Standort.

Diese Karten bieten direkte PDF-Downloads. Eine Excel-Auswahl oder frei einstellbare Status-, Standort- und Zeitraumfilter stehen dort derzeit nicht zur Verfügung. Die Mitgliederkartei ist eine Liste, kein vollständiges einzelnes Stammdatenblatt.

Serienbriefvorlagen verwalten

Öffne Serienbriefe. Für die Vorlagenansicht brauchst du Serienbriefe → View. Zum Anlegen kommt Create, zum Bearbeiten Edit und zum Löschen Delete hinzu. Diese Rechte können unabhängig von Export vergeben werden; Manage und eine Verknüpfung des Benutzerkontos mit einem Mitglied sind für die Vorlagenverwaltung nicht zusätzlich erforderlich.

  1. Wähle Neue Vorlage oder Bearbeiten bei einer vorhandenen Vorlage.
  2. Trage Name, optionalen Betreff, Inhalt, Format und gegebenenfalls eine Zielgruppe ein.
  3. Wähle Speichern. Bei Eingabefehlern korrigierst du die angezeigten Felder im geöffneten Dialog.

Unmittelbar vor dem Ändern der Daten prüft Florian das aktuell angemeldete, aktive Benutzerkonto sowie View und das jeweilige Aktionsrecht erneut. Werden Rechte entzogen oder ist die Anmeldung nicht mehr gültig, bleibt der Speicherdialog mit deinem Entwurf und einer Fehlermeldung offen. Auch Löschen erfordert die aktuelle Berechtigung. Während eines Speichervorgangs werden weitere Speicheraufrufe sowie das Öffnen oder Schließen des Vorlageneditors ignoriert, damit der laufende Entwurf und sein Ziel erhalten bleiben.

Die Vorlagen werden im Editor als Text oder HTML erfasst. Sie ersetzen keine festen PDF-Berichte. Ein Upload von DOCX-/ODT-Berichtsvorlagen und wiederholbare Teilnehmerblöcke gehören derzeit nicht zu diesem Bereich.

Unterstützte Platzhalter

Diese einfachen Platzhalter werden in Betreff und Inhalt ersetzt:

Platzhalter Wert
{{Vorname}} Vorname des Mitglieds
{{Nachname}} Nachname des Mitglieds
{{Anrede}} Aus den Mitgliedsdaten abgeleitete Anrede, soweit vorhanden
{{Strasse}} Straße
{{Plz}} Postleitzahl
{{Ort}} Ort
{{Email}} E-Mail-Adresse
{{Dienstgrad}} Dienstgrad
{{Datum}} Datum der Erstellung

Beispiel: Hallo {{Vorname}} {{Nachname}},.

Bekannte Platzhalter ohne hinterlegten Wert können leer ausgegeben werden. Unbekannte einfache Platzhalter bleiben unverändert stehen. Punktnotation wie {{Mitglied.Name}} und Schleifen wie {{#Teilnehmer}} werden nicht ausgewertet. Prüfe die Ergebnisse vor ihrer Verwendung auf fehlende Werte und nicht ersetzte Platzhalter.

Serienbrief erstellen

Für das Erstellen und die einzelne PDF-Vorschau brauchst du Serienbriefe → Export.

Vor der Erstellung und erneut vor der Anzeige des erzeugten Ergebnisses prüft Florian das aktuelle aktive Benutzerkonto und Export. Wurde das Recht zwischenzeitlich entzogen oder ist die Anmeldung ungültig, werden keine neuen Ergebnisse angezeigt und du erhältst eine Fehlermeldung. Das Exportrecht ist unabhängig von den Rechten zum Verwalten der Vorlagen; für die Vorlagenansicht bleibt View erforderlich.

  1. Wähle bei einer Vorlage Serienbrief.
  2. Setze bei Bedarf den Statusfilter und die Zielgruppe.
  3. Wähle Serienbrief erstellen.
  4. Prüfe die angezeigte Anzahl und den personalisierten Inhalt je Empfänger. Über PDF-Vorschau öffnest du den einzelnen Brief als PDF.

Die Zielgruppe entspricht aktuell dem Namen eines Mitgliedsstatus, beispielsweise Aktiv. Groß- und Kleinschreibung werden dabei nicht unterschieden. Sie ist kein frei vergebbarer Mitgliedertag. Statusfilter und Zielgruppe wirken zusammen: Widersprüchliche Angaben können alle Empfänger ausschließen. Bleibt das Zielgruppenfeld leer, verwendet Florian eine in der Vorlage hinterlegte Zielgruppe, sofern vorhanden. Eine manuelle Auswahl einzelner Mitglieder bietet dieser Dialog derzeit nicht.

Bei Html zeigt die Ergebnisansicht den formatierten Inhalt an. Eingesetzte Mitgliedswerte werden im Inhalt als HTML-kodierter Text behandelt, sodass beispielsweise ein gespeichertes <b> im normalen Textbereich als Datenwert erscheint. Verwende Platzhalter in Textbereichen der Vorlage, nicht in Skripten, Styles, URLs oder unquotierten Attributen. Diese Kodierung prüft oder bereinigt kein beliebiges selbst verfasstes HTML.

Die PDF-Vorschau verarbeitet den Inhalt als Text und übernimmt kein HTML-Layout; HTML-Tags bleiben dabei sichtbarer Text. Bei HTML-Vorlagen werden HTML-Zeichenreferenzen für diese Textausgabe einmal dekodiert. Textvorlagen, Betreff und Empfängername bleiben davon unverändert. Die PDF-Vorschau wird beim Öffnen aus der aktuellen Datenlage und den Filtern der angezeigten Erstellung neu erzeugt; zwischenzeitliche Datenänderungen können daher zu einer abweichenden Ausgabe führen. Ein kombiniertes PDF-Stapeldokument und ein Sammeldownload stehen hier derzeit nicht zur Verfügung.

Exporte und vertrauliche Ausgaben

Ein allgemeiner Export-Wizard mit frei wählbaren Datenquellen, Spalten, CSV-/XLSX-Ausgabe und gespeicherten Exportdefinitionen ist derzeit nicht Bestandteil des Berichtebereichs. Fachbezogene Exporte findest du in den jeweiligen Modulen.

Behandle heruntergeladene Berichte und persönliche Schreiben vertraulich und gib sie nur an berechtigte Personen weiter. Ein selbst formulierter Serienbrief kann organisatorische Mitteilungen unterstützen; daraus folgt keine automatische SEPA-Vorabankündigung vor einem Lastschriftlauf.

Siehe auch