Mitgliederdaten aus CSV importieren

Unter System → Import übernehmen Sie Mitgliederdaten aus einer CSV-Datei. Sie können den Einfachen Import mit festen Spalten oder den Zuordnungs-Import (flexible Spalten) verwenden. Prüfen Sie vor dem Schreiben die Datei, die Vorschau und den gewählten Abgleich mit vorhandenen Mitgliedern.

Berechtigung: Zum Ausführen benötigen Sie Import: Create. Vor dem Schreiben werden Ihr aktives Benutzerkonto und die aktuellen Rechte erneut geprüft. Fehlt die Berechtigung, wird der Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

Was übernommen wird

Der Zuordnungs-Import unterstützt folgende Mitgliedsfelder:

Bereich	Zuordnungsfelder
Stammdaten	Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht
Kontakt und Anschrift	E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort
Mitgliedschaft	Status, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Dienstgrad, Mitgliedsnummer
Eigene Angaben	Zusatzfelder 1 bis 5

Vorname und Nachname müssen zugeordnet sein. Eine Dienstgradangabe ist keine Übernahme der Beförderungshistorie.

Nicht über diesen CSV-Import übernommen werden Datenbankdateien, Geräte und deren Verknüpfungen oder Prüfungen, Laufbahn- und Atemschutzhistorien, Dienste und Anwesenheiten sowie Bank- und SEPA-Daten. Es findet hier auch keine Umrechnung von BLZ und Kontonummer in IBAN/BIC statt. Für eine weitergehende Migration müssen Umfang, Verfahren und Prüfungen separat mit dem Betreiber geklärt werden.

Schritt 1 – Export und Sicherung vorbereiten

Exportieren Sie die benötigten Mitgliederdaten als CSV aus Ihrem bisherigen System. Bewahren Sie die Originaldatei auf und arbeiten Sie mit einer Kopie. Achten Sie darauf, dass ein Tabellenprogramm Datumsangaben oder führende Nullen nicht unbeabsichtigt verändert.

Erstellen Sie vor dem Import eine aktuelle Sicherung und klären Sie den Wiederherstellungsweg mit dem zuständigen Betreiber. Der CSV-Import legt selbst keine automatische Sicherung an. Globale Backups und deren Wiederherstellung benötigen gesonderte Berechtigungen; Import: Create allein reicht dafür nicht aus.

Schritt 2 – Datei prüfen und importieren

1. Öffnen Sie System → Import und wählen Sie den passenden CSV-Modus.
2. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch. Beim einfachen Import verwenden Sie die dort angezeigten festen Spalten; beim Zuordnungs-Import prüfen und ergänzen Sie die vorgeschlagenen Spaltenzuordnungen.
3. Prüfen Sie die Vorschau und die angezeigten Fehler. Vorname und Nachname sind Pflichtangaben; ungültige Werte können zu Fehlern führen. Die Vorschau ist kein Nachweis für die Vollständigkeit einer Migration.
4. Wählen Sie beim Zuordnungs-Import den Abgleich über E-Mail oder Vorname + Nachname. Beachten Sie die unten beschriebenen Auswirkungen auf vorhandene Daten.
5. Starten Sie den Import erst nach der Prüfung. Die Vorschau allein schreibt keine Mitgliederdaten.

Achtung: Die Vorschau des einfachen Imports erkennt Dubletten innerhalb der Datei. Der zusätzliche Abgleich mit bereits gespeicherten Mitgliedern erfolgt erst beim Schreiben. Leiten Sie aus der Vorschau deshalb nicht die endgültige Zahl neu angelegter Mitglieder ab.

Dubletten und Änderungen an vorhandenen Mitgliedern

Die beiden Modi behandeln Treffer unterschiedlich:

Modus	Abgleich und Wirkung
Einfacher Import	Gleiche Kombinationen aus Vorname, Nachname und E-Mail werden innerhalb der Datei und gegenüber vorhandenen Mitgliedern übersprungen. Vorhandene Mitglieder werden dabei nicht aktualisiert.
Zuordnungs-Import	Der gewählte Abgleich über E-Mail oder Vorname + Nachname bestimmt, ob ein Mitglied angelegt oder aktualisiert wird. Wiederholte Abgleichschlüssel innerhalb derselben Datei werden übersprungen. Eine leere E-Mail liefert keinen Schlüssel für den E-Mail-Abgleich.

Beim Aktualisieren ersetzt der Zuordnungs-Import die zugeordneten Felder. Auch bereits gefüllte Werte können überschrieben und durch zugeordnete leere Werte geleert werden. Nicht zugeordnete Felder bleiben erhalten. Es handelt sich nicht um ein Zusammenführen, das ausschließlich leere Bestandsfelder ergänzt.

Eine einzelne Auswahl zwischen „Überspringen“, „Zusammenführen“ und „Als neu anlegen“ je Dublette wird nicht angeboten. Prüfen Sie deshalb Zuordnung und Abgleich besonders sorgfältig; Name und Geburtsdatum bilden hier keinen gemeinsamen Abgleichschlüssel.

Prüfung nach dem Import

Der einfache Import zeigt importierte und übersprungene Zeilen sowie Fehler. Beim Zuordnungs-Import werden neu angelegte, aktualisierte und übersprungene Zeilen sowie Fehler ausgewiesen.

• Ergebnis abgleichen: Vergleichen Sie diese Zahlen mit Ihrer Datei und prüfen Sie gemeldete Fehler oder übersprungene Zeilen.
• Mitglieder stichprobenartig öffnen: Kontrollieren Sie Namen, Kontaktdaten, Status und Datumsangaben in der Mitgliederverwaltung.
• Aktualisierte Felder prüfen: Achten Sie besonders auf ersetzte Werte und auf Felder, die durch leere CSV-Werte geleert wurden.
• Originale aufbewahren: Bewahren Sie Export und Sicherung auf, bis Sie das Ergebnis geprüft haben. Ein erfolgreicher Mitgliederimport bestätigt keine Übernahme anderer Module.

Siehe auch

• Der Setup-Assistent — Ersteinrichtung
• Mitgliederverwaltung — Importierte Stammdaten prüfen