SEPA & Beitragswesen: Handbuch

Im Beitragswesen verwalten Sie Beitragssätze, Zuordnungen und Mandatsdaten. Aus ausgewählten Mitgliedern erstellen Sie Lastschriftpositionen und laden eine pain.008-XML-Datei herunter. Der Download übermittelt keinen Auftrag an eine Bank. Vorabankündigung, fachliche Prüfung und Einreichung organisieren Sie separat.

Berechtigungen

Maßgeblich sind die zugewiesenen Aktionen für Beitragswesen, nicht allein der Name einer Rolle:

Aufgabe	Aktion
Modul und Bank-/Mandatsdaten lesen	Anzeigen (`View`)
Beitragssätze, Zuordnungen und Läufe anlegen	Erstellen (`Create`)
Beitragssätze, Zuordnungen und Mandatsdaten bearbeiten	Bearbeiten (`Edit`)
Positionen erstellen	Verwalten (`Manage`)
XML herunterladen	Exportieren (`Export`)
Beitragssätze, Zuordnungen oder Läufe löschen	Löschen (`Delete`)

Der Bankdaten-Lesepfad verwendet das Modulrecht Anzeigen; einen zusätzlichen Schutz einzelner Bankfelder sollten Sie daraus nicht ableiten. Vergeben Sie dieses Recht entsprechend der Sensibilität der Daten.

Beim Speichern eines Mandats prüft Florian das aktuelle Bearbeitungsrecht und das aktive Benutzerkonto erneut. Ein inzwischen entzogenes Bearbeitungsrecht, ein deaktiviertes Konto oder ein nicht mehr verfügbares Mitglied verhindert das Speichern; der Entwurf bleibt erhalten und eine Fehlermeldung erscheint. Ein zuvor sichtbarer Speicherknopf genügt nicht als Schreibberechtigung.

Voraussetzungen

Bevor Sie den ersten Lastschriftlauf durchführen, müssen folgende Angaben vollständig sein:

Eine in der Systemkonfiguration hinterlegte Gläubiger-ID der Wehr.
Bankverbindung der Wehr als Empfängerkonto der Einzüge.
Je ausgewähltem Mitglied hinterlegte Bank- und Mandatsdaten, insbesondere IBAN, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum. BIC ist im Formular technisch optional; ein eingegebener Wert wird auf sein Format geprüft.
Mindestens ein Beitragssatz und dessen Zuordnung zu den betreffenden Mitgliedern.

Eine fehlende Gläubiger-ID oder ungültige Empfänger-IBAN verhindert den Export. Lassen Sie die hinterlegten Empfängerdaten vor dem ersten Lauf prüfen. Der Export ersetzt keine Prüfung der Anforderungen Ihrer Bank.

Beitragssätze und -zuordnung

Ein Beitragssatz beschreibt einen wiederkehrenden Betrag mit einem Einzugsintervall (z. B. jährlich oder halbjährlich). Über die Beitragszuordnung verknüpfen Sie einen Satz mit einem Mitglied — so lassen sich unterschiedliche Beiträge für aktive Mitglieder, passive Mitglieder, Jugend oder Fördermitglieder abbilden.

So legen Sie einen Beitragssatz an:

Öffnen Sie Beitragswesen → Beitragssätze.
Klicken Sie auf Neuer Beitragssatz und erfassen Sie Bezeichnung, Betrag und Intervall.
Speichern Sie den Satz.

So ordnen Sie einen Satz zu:

Wechseln Sie zu Beitragswesen → Zuordnungen.
Wählen Sie das Mitglied und den passenden Beitragssatz.
Legen Sie bei Bedarf Gültig ab und Gültig bis fest. Der Betrag stammt aus dem Beitragssatz. Für einen anderen Betrag verwenden Sie einen eigenen Beitragssatz; einen individuellen Betrag pro Zuordnung gibt es hier nicht.

Hinweis: Ein Mitglied ohne Beitragszuordnung wird in keinem Lastschriftlauf berücksichtigt. Prüfen Sie die Zuordnungen, wenn ein erwartetes Mitglied im Lauf fehlt.

Mandatsverwaltung

Unter Beitragswesen → Mandate wählen Sie ein Mitglied und erfassen dessen Bank- und Mandatsdaten. Die Software speichert diese Angaben; die zugrunde liegende Ermächtigung und ihre fachliche Gültigkeit müssen Sie unabhängig davon sicherstellen.

Feld	Bedeutung
Mandatsreferenz	Selbst eingegebene Kennung; wird in die Lastschriftposition und anschließend in die XML übernommen.
Unterschriftsdatum	Datum, an dem das Mitglied das Mandat unterschrieben hat.
Mandatstyp	Auswahl Core oder B2B; wird in Positionen und XML übernommen.
Sequenz	Manuelle Auswahl Frst, Rcur, Ooff oder Fnal.

Mandatsreferenz

Geben Sie die Referenz selbst ein; beim Auswählen eines Mitglieds ohne gespeicherte Bankverbindung bleibt dieses Feld leer. Eine automatische Vergabe oder bankseitige Eindeutigkeitsprüfung ist in diesem Ablauf nicht vorhanden.

CORE oder B2B

Die Software bietet beide Werte an und gruppiert die exportierten Positionen nach Mandatstyp und Sequenz. Welche Auswahl fachlich zutrifft und welche Vereinbarungen erforderlich sind, klären Sie vor der Einreichung. Das Speichern bestätigt keine rechtliche oder bankseitige Zulässigkeit.

Sequenztyp FRST / RCUR / OOFF / FNAL

Die gespeicherten Werte werden im XML mit folgenden Kennungen ausgegeben:

Formularwert	XML-Kennung
Frst	`FRST`
Rcur	`RCUR`
Ooff	`OOFF`
Fnal	`FNAL`

Bei einem neuen Mandatsentwurf steht die Auswahl zunächst auf Frst. Positionen übernehmen den gespeicherten Wert; fehlt dieser bei vorhandenen Altdaten, verwendet die Positionserstellung Rcur. Es gibt hier keinen automatischen Wechsel anhand früherer Bankeinzüge. Prüfen und pflegen Sie die Sequenz selbst.

Eine automatische Warnung anhand der letzten Mandatsnutzung ist in diesem Ablauf nicht vorhanden.

Lastschriftlauf durchführen

Ein Lastschriftlauf bündelt die Einzüge mehrerer Mitglieder zu einem gemeinsamen Fälligkeitstermin und erzeugt daraus die pain.008-Datei.

Öffnen Sie Beitragswesen → Lastschriftläufe, klicken Sie auf Neuer Lauf und erfassen Sie Fälligkeitsdatum und Zweck (z. B. „Mitgliedsbeitrag 2026"). Speichern Sie den Lauf.
Öffnen Sie beim Lauf Positionen erstellen und wählen Sie die gewünschten Mitglieder aus.
Prüfen Sie Fehler bei der Positionserstellung sowie Anzahl und Summe des Laufs. Fehlende Pflichtdaten müssen vor der Erstellung korrigiert werden.
Organisieren und dokumentieren Sie die erforderliche Vorabankündigung separat.
Laden Sie über pain.008 XML die Datei herunter und prüfen Sie sie vor einer getrennten Einreichung.

Der am Lauf erfasste Zweck wird lokal gespeichert und in der Übersicht angezeigt. Der aktuelle XML-Generator gibt ihn nicht als Verwendungszweck aus. Ein angezeigter Status Exportiert ist kein Nachweis einer Bankannahme oder Ausführung.

Validierung

Die lokalen Prüfungen haben unterschiedliche Aufgaben:

Mandat speichern: IBAN-Struktur und Prüfziffer sowie das Format einer angegebenen BIC.
Positionen erstellen: aktive Beitragszuordnung sowie vorhandene IBAN, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum. Betrag und Mandatsdaten werden in der Position gespeichert.
XML erzeugen: vorhandene Gläubiger-ID, IBAN-Prüfung für Empfänger und Positionen sowie Formatprüfung vorhandener BIC-Werte.

Fehler erscheinen als Meldung bei der jeweiligen Aktion. Die IBAN-Prüfung verwendet allgemeine Strukturgrenzen und eine Prüfziffer, keine vollständige länderspezifische Längentabelle oder Bankregisterabfrage. Kontoinhaberschaft, vollständige Mandatsprüfung, Bankannahme und externe Schemafreigabe werden damit nicht nachgewiesen. Prüfen Sie auch die gespeicherten Positionsdaten; spätere Änderungen am Mitglied ersetzen diese nicht automatisch.

Vorabankündigung (Prenotification)

Der Beitragslauf erzeugt und versendet keine automatische Vorabankündigung. Organisieren und dokumentieren Sie diese außerhalb dieses Ablaufs; allgemeine Serienbrieffunktionen sind ein getrenntes Modul.

Erforderliche Inhalte, Fristen und Vereinbarungen müssen Sie fachlich klären; dieses Modul prüft sie nicht.

pain.008-XML

Der Generator erstellt XML der Version pain.008.001.02 aus den gespeicherten Positionen, Empfänger- und Mandatsdaten. Er teilt Positionen nach Mandatstyp und Sequenz in Gruppen auf. Die Anforderungen Ihrer Bank und die Eignung dieser XML-Version müssen Sie vor dem Einsatz gesondert prüfen.

pain.008 (Sammler)
 ├─ Gläubiger-ID der Wehr
 ├─ Empfängerkonto (IBAN/BIC der Wehr)
 ├─ Fälligkeitsdatum (gemeinsam)
 └─ je Mitglied:
     ├─ Betrag
     ├─ Mandatsreferenz + Unterschriftsdatum
     ├─ Sequenz (FRST/RCUR/OOFF/FNAL)
     └─ IBAN/BIC des Zahlers

Der Download kann erneut aufgerufen werden. Florian verhindert dadurch keine doppelte externe Einreichung und prüft keine Ausführung bei der Bank. Führen Sie Einreichung und Ergebnis gesondert nach.

Legacy: BLZ + Kontonummer → IBAN/BIC

Der Legacy-Konverter berechnet aus BLZ und Kontonummer eine deutsche IBAN über das allgemeine Berechnungsverfahren. Eine kleine hinterlegte Tabelle liefert für bekannte BLZ zusätzlich eine BIC. Bankspezifische Sonderregeln und eine vollständige Bankdatenabfrage sind nicht enthalten.

Öffnen Sie Beitragswesen → Mandate und wählen Sie das Mitglied.
Erfassen Sie BLZ und Kontonummer im Legacy-Feld.
Klicken Sie auf In IBAN/BIC umrechnen. Die berechnete IBAN wird eingetragen. Eine gefundene BIC wird übernommen; bei unbekannter BLZ bleibt ein vorhandener BIC-Wert erhalten.
Gleichen Sie das Ergebnis mit bestätigten Kontodaten ab und speichern Sie das Mandat anschließend ausdrücklich.

Eine rechnerisch gültige Prüfziffer bestätigt weder die Kontoverbindung noch die Berücksichtigung bankspezifischer Sonderregeln. Eine besondere Warnung für solche Institute wird nicht zugesichert.

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