Florian Feuerwehrmanagement
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Datenschutz (DSGVO)

Florian speichert personenbezogene Daten Ihrer Mitglieder und ist damit ein Verarbeitungswerkzeug im Sinne der DSGVO. Diese Seite beschreibt die eingebauten Funktionen zur Erfüllung der Betroffenenrechte — Löschung nach Frist, Auskunft pro Person und das lückenlose Audit-Log — und grenzt ab, welche Verantwortung dabei bei Ihrer Wehr als Betreiberin liegt.

Hinweis: Diese Seite erklärt die Funktionen der Software. Sie ist keine Rechtsberatung. Für die konkrete Ausgestaltung von Aufbewahrungsfristen und Verarbeitungsverzeichnis ist die Wehr als Verantwortliche selbst zuständig (siehe Verantwortlichkeiten der Wehr).

Löschkonzept für ausgetretene Mitglieder

Setzt ein Mitglied seinen Status auf ausgetreten, wird der Datensatz nicht sofort entfernt. Feuerwehren unterliegen gesetzlichen und satzungsmäßigen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Dienstzeitnachweise, Ehrungen, Beitrags- und Steuerunterlagen), die eine sofortige Löschung ausschließen. Florian trennt deshalb sauber zwischen Austritt, Aufbewahrung und endgültiger Löschung.

Ablauf nach dem Austritt

  1. Das Mitglied erhält den Status ausgetreten. Es zählt ab sofort nicht mehr zur aktiven Mitgliederzahl (Tier-Metrik) und erscheint nicht mehr in Dienst-, Alarm- oder Verfügbarkeitslisten.
  2. Der Datensatz wechselt in die Aufbewahrung: schreibgeschützt, aus dem normalen Mitgliederverzeichnis ausgeblendet, aber für berechtigte Rollen (z. B. Schriftführer) über den Filter „Ausgetretene / archiviert" auffindbar.
  3. Nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist wird der Datensatz zur Löschung vorgemerkt.
  4. Die Löschung erfolgt gesteuert — entweder durch manuelle Bestätigung einer berechtigten Rolle oder automatisch im nächtlichen Wartungslauf, je nach Einstellung Ihrer Wehr.

Achtung: Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus Gesetz und Satzung und unterscheiden sich je nach Datenart und Bundesland. Florian setzt die von Ihnen konfigurierte Frist technisch um, ersetzt aber nicht die fachliche Festlegung der richtigen Frist. Legen Sie diese im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest.

Frist und Auslösung konfigurieren

Die Aufbewahrungsfrist wird zentral je Wehr eingestellt. Sie können festlegen, ob die Löschung nach Fristablauf automatisch oder erst nach manueller Freigabe erfolgt:

Einstellungen → Datenschutz → Löschkonzept

  Aufbewahrungsfrist ausgetretener Mitglieder:  <Anzahl Monate / Jahre>
  Löschung nach Fristablauf:                    ( ) gesteuert (manuelle Bestätigung)
                                                (•) automatisch (Wartungslauf)
  Ausnahme "gesetzliche Aufbewahrung":          [x] Datensätze mit Sperrvermerk nie automatisch löschen
  • Gesteuert: Nach Fristablauf erscheinen fällige Datensätze in einer Liste „Zur Löschung vorgemerkt". Eine berechtigte Rolle prüft und bestätigt jede Löschung einzeln oder gesammelt.
  • Automatisch: Der nächtliche Wartungslauf löscht fällige Datensätze ohne weitere Interaktion. Jede automatische Löschung wird im Audit-Log protokolliert.

Sperrvermerk statt Löschung

Muss ein Datensatz aus rechtlichen Gründen über die Regelfrist hinaus erhalten bleiben (laufendes Verfahren, offene Beitrags- oder Steuerfrage), kann er mit einem Sperrvermerk versehen werden. Gesperrte Datensätze werden von der automatischen Löschung ausgenommen und für die reguläre Bearbeitung gesperrt (nur noch aufbewahrt, nicht mehr genutzt) — bis der Sperrvermerk aufgehoben wird.

Auskunfts-Export pro Person

Nach Art. 15 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht auf Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten. Florian erstellt dazu einen vollständigen Export pro Mitglied.

Auskunft erstellen

  1. Öffnen Sie den Mitgliederdatensatz (auch für ausgetretene / archivierte Mitglieder verfügbar).
  2. Wählen Sie Aktionen → Auskunft exportieren (Art. 15 DSGVO).
  3. Florian bündelt alle zur Person gespeicherten Daten in eine Auskunftsdatei.
  4. Übergeben Sie die Datei der betroffenen Person über einen sicheren Weg (verschlüsselt, TLS-geschützter Download oder persönliche Übergabe).

Der Auskunfts-Export umfasst insbesondere:

Kategorie Inhalt
Stammdaten Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten, Foto
Mitgliedschaft Status, Ein-/Austrittsdaten, Dienstgrad- und Funktionshistorie
Dienst & Ausbildung Anwesenheiten, Lehrgänge, Atemschutz-Nachweise, Ehrungen
Verwaltung Bankverbindung (soweit gespeichert), Beitragsdaten
Änderungshistorie Auf die Person bezogene Einträge aus dem Audit-Log

Hinweis: Der Export ist in einem menschenlesbaren Format aufbereitet, sodass er direkt als Auskunft an die betroffene Person weitergegeben werden kann. Ergänzend lassen sich die Daten für die Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) auch strukturiert exportieren.

Soft-Delete und Aufbewahrung

Florian löscht personenbezogene Daten grundsätzlich als Soft-Delete: Ein zur Löschung markierter Datensatz wird zunächst nur als gelöscht gekennzeichnet und aus allen Ansichten entfernt, physisch aber noch für die Dauer der konfigurierten Aufbewahrung vorgehalten. Das schützt vor versehentlichem Datenverlust und ermöglicht eine Wiederherstellung innerhalb der Frist.

  • Aus allen Arbeitsansichten verschwunden: Der Datensatz taucht in keiner Liste, keinem Report und keiner Selbstverwaltung mehr auf.
  • Wiederherstellbar in der Frist: Innerhalb der Aufbewahrung kann eine berechtigte Rolle einen versehentlich gelöschten Datensatz wiederherstellen.
  • Endgültige Löschung (Hard-Delete): Nach Ablauf der Aufbewahrung wird der Datensatz unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Danach ist keine Wiederherstellung mehr möglich.

Achtung: Wird ein Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO gestellt und stehen keine Aufbewahrungspflichten entgegen, kann eine berechtigte Rolle die endgültige Löschung auch vor Ablauf der Regelfrist auslösen. Diese Aktion ist nicht umkehrbar und wird im Audit-Log dokumentiert.

Audit-Log (wer, was, wann)

Florian protokolliert ausgewählte Sicherheits- und Änderungsvorgänge in einem Audit-Log. Die Einträge unterstützen die Nachvollziehbarkeit; welche Ereignisse und Details entstehen, hängt vom jeweiligen Arbeitsablauf ab. Das Protokoll ist kein Nachweis, dass ausnahmslos jeder Vorgang erfasst wurde.

Was protokolliert wird

Die Ansicht zeigt die tatsächlich aufgezeichneten Ereignisse, etwa Datensatzänderungen, Anmeldung und Rechteänderungen. Feldänderungen können geschützte beziehungsweise redigierte Alt- und Neuwerte enthalten. Aus dieser Übersicht folgt keine vollständige Abdeckung aller Lösch-, Freigabe- oder Exportabläufe.

Struktur eines Eintrags

Einträge haben einen Zeitpunkt und eine Aktionsart. Benutzer, Objekt und Details können je nach Ereignis fehlen:

Feld Bedeutung
Zeitpunkt Datum und Uhrzeit der Aktion
Benutzer Der auslösende Benutzer (bzw. „System" bei automatischen Läufen)
Aktion Art des Vorgangs (Anlegen, Ändern, Löschen, Export, Freigabe …)
Objekt Betroffener Datensatz (z. B. Mitglied, Feldgruppe)
Details Alt-/Neuwert bei Feldänderungen, Ergebnis bei Freigaben

Auf das Log zugreifen

  1. Öffnen Sie Audit in der Navigation (/admin/audit, Seitenüberschrift Audit-Log). Dafür benötigen Sie Audit → Ansehen (View).
  2. Filtern Sie nach Nutzer, Entität, Aktion und Von/Bis. Einen eigenen Filter nach betroffener Person gibt es hier nicht.
  3. CSV exportieren benötigt Audit → Exportieren (Export). Die Seite setzt zusätzlich das Anzeigerecht voraus; der direkte Export-Endpunkt /api/admin/audit/export.csv benötigt nur Export, nicht View oder Manage.

CSV-Grenze und Zellwerte

Ein Export enthält alle passenden Einträge Ihrer Wehr bis einschließlich 100.000 Einträge zuzüglich der CSV-Kopfzeile. Bei mehr Treffern erhalten Sie eine Fehlermeldung mit der Aufforderung, die Auswahl einzugrenzen (HTTP 422); es wird keine gekürzte CSV-Datei angeboten. Verwenden Sie dann engere Nutzer-, Entitäts-, Aktions- oder Zeitraumfilter.

Formelartige Werte erhalten ausschließlich im CSV ein zusätzliches führendes Tabulatorzeichen und werden als CSV-Zelle in Anführungszeichen gesetzt. Das gilt auch für solche Präfixe nach Leerraum sowie führende Steuerzeichen. Gespeicherte Auditdaten bleiben im Original erhalten. CSV-Parser und maschinelle Importe sehen das zusätzliche Tabulatorzeichen; der Textschutz ist keine Zusicherung für jede Tabellenkalkulation, Spracheinstellung oder erneutes Speichern und Öffnen.

Hinweis: Die Audit-Oberfläche bietet keine Bearbeitung oder Einzelentfernung von Einträgen. Audit → Verwalten (Manage) erlaubt das Einstellen der Aufbewahrung und Jetzt bereinigen; zusätzlich läuft eine automatische altersbasierte Bereinigung. 0 Tage bedeutet unbegrenzte Aufbewahrung ohne altersbasierte Löschung. Diese Oberflächenregeln schützen nicht vor direkten Eingriffen durch Personen mit Server- oder Datenbankzugriff.

Aufbewahrung und Bereinigung gelten für die gesamte Installation, also auch für Audit-Einträge weiterer Wehren auf demselben Server. Prüfen Sie diese gemeinsame Richtlinie vor einer Änderung; Jetzt bereinigen entfernt alte Einträge unmittelbar und endgültig. Zulässig sind 0 oder 30 bis 3.650 Tage; der Standard ist 365 Tage. Die Filter der Audit-Anzeige begrenzen die Bereinigung nicht.

Vor dem Speichern und manuellen Bereinigen prüft die Seite das aktuell aktive Konto und Audit → Verwalten erneut. Nach Rechteentzug, Kontodeaktivierung oder Verlust der gültigen Anmeldung wird die Aktion abgewiesen. Die Seite benötigt zum Anzeigen weiterhin View; die direkten Endpunkte für Aufbewahrung und Bereinigung verlangen Manage, ohne zusätzlich View oder Export zu verlangen. Die automatische Bereinigung verwendet die gemeinsame Richtlinie unabhängig von einer geöffneten Benutzersitzung.

Verantwortlichkeiten der Wehr als Betreiberin

Florian ist self-hosted: Die Software läuft auf dem Server Ihrer Wehr, und alle Mitgliederdaten liegen ausschließlich dort. Daraus folgt eine klare Rollenverteilung.

  • Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist Ihre Wehr. Sie bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung, legt Aufbewahrungsfristen fest und bearbeitet Betroffenenanfragen. Florian stellt dafür die Werkzeuge bereit, trifft aber keine dieser Entscheidungen für Sie.
  • Kein Zugriff des Herstellers auf Ihre Mitgliederdaten. Da Florian bei Ihnen betrieben wird, verarbeitet der Hersteller keine personenbezogenen Mitgliederdaten. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) für die Mitgliederdaten ist daher für den lokalen Betrieb nicht erforderlich.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) liegen bei Ihnen: sichere Serverumgebung, TLS-Transportverschlüsselung, regelmäßige Backups, restriktive Rollen- und Rechtevergabe (RBAC) sowie Zugriffsschutz auf den Server.
  • Aufbewahrungsfristen und Löschregeln fachlich festlegen: Konfigurieren Sie das Löschkonzept passend zu Gesetz, Satzung und den Vorgaben Ihres Datenschutzbeauftragten. Prüfen Sie die automatische Löschung vor der Aktivierung an einem Testfall.
  • Betroffenenrechte fristgerecht bedienen: Nutzen Sie den Auskunfts-Export für Art.-15-Anfragen und das gesteuerte Löschen für berechtigte Art.-17-Verlangen. Dokumentieren Sie die Bearbeitung; das Audit-Log unterstützt Sie dabei.
  • Verarbeitungsverzeichnis pflegen: Führen Sie Florian als Verarbeitungstätigkeit in Ihrem Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO.

Achtung: Sobald Sie Zusatzdienste einbinden, die Daten an Dritte übertragen (z. B. Versand von Serienbriefen oder Benachrichtigungen über externe Dienste), prüfen Sie gesondert, ob dafür ein AVV oder eine gesonderte Rechtsgrundlage nötig ist. Der reine lokale Betrieb von Florian löst diese Pflicht nicht aus.

Siehe auch