Fax-Archivierung
Die Fax-Archivierung übernimmt Faxanhänge aus einem IMAP-Postfach. Ein vorgeschalteter Fax-zu-E-Mail-Dienst muss die Nachrichten dort bereitstellen. Florian übergibt die Anhänge an die konfigurierte Dokumentenablage oder speichert sie als lokalen Ersatz auf dem Server.
Entwicklungsstand 20. Oktober 2026: Dieses Kapitel beschreibt den abgeglichenen Quellstand. Prüfen Sie vor dem Betrieb die installierte Version und Ihre Postfach-/Archivkonfiguration. Eine erfolgreiche Speicherung bestätigt keine Verbindung zum Anbieter und keine vollständige Zustellung.
Rechte und Zuständigkeit
Für Speichern, Verbindung testen und Jetzt abrufen benötigt Ihr aktives Benutzerkonto bei Integrationen die Aktionen Anzeigen und Verwalten. Jede dieser Aktionen prüft die aktuellen Rechte vor ihrem Start erneut. Wurde das Recht inzwischen entzogen, das Konto deaktiviert oder kann die Berechtigung nicht bestätigt werden, erscheint eine Fehlermeldung und die angeforderte Aktion startet nicht. Ihr ungespeicherter Formularentwurf bleibt erhalten.
Die API verlangt Anzeigen zum Lesen und zusätzlich Verwalten zum Ändern, Verbindungstest und sofortigen Abruf. Diese Seitenprüfung gilt für die drei genannten Aktionen; sie bestätigt weder sämtliche Integrationsabläufe noch die Rechteprüfung laufender Hintergrundabrufe. Vergeben Sie die Administration nur an die für Postfach und Dokumentenablage zuständigen Personen.
Verbindung vorbereiten
Öffnen Sie Fax-Archivierung unter /integrationen/fax. Stimmen Sie Postfach, Zugriffsrechte und Ablageort mit der verantwortlichen Administration ab. Lassen Sie die Integration bei der ersten Eingabe zunächst deaktiviert: Ihre Aktivierung kann den geplanten Abruf ermöglichen.
| Feld | Eingabe und Verhalten |
|---|---|
| Integration aktiviert | Schaltet die Nutzung durch den geplanten Abruf ein oder aus. |
| IMAP-Server | Hostname des Postfachservers; bei Aktivierung erforderlich, höchstens 255 Zeichen. |
| Port | Wert von 1 bis 65535; das Formular startet mit 993. Verwenden Sie den Wert Ihres Anbieters. |
| SSL/TLS verwenden | Wird entsprechend der vereinbarten Postfachkonfiguration gesetzt; im Formular zunächst aktiviert. |
| Benutzername | Bei Aktivierung erforderlich, höchstens 255 Zeichen. |
| Passwort | Neues Passwort vollständig eingeben oder ein vorhandenes unverändert lassen; siehe unten. |
| IMAP-Ordner | Höchstens 255 Zeichen. Ein leer gelassenes Formularfeld wird beim Speichern zu INBOX. |
| Abrufintervall | 5 bis 1440 Minuten; Ausgangswert des Formulars ist 15 Minuten. |
Die Seite entfernt äußere Leerzeichen an Host, Benutzername und Ordner. Die Ausgangswerte ersetzen keine Prüfung der Anbieterangaben.
Passwort ändern oder unverändert lassen
Ein gespeichertes Passwort wird nicht im Klartext zurückgeladen. Die Anzeige Passwort gesetzt zeigt lediglich seinen Hinterlegungsstatus.
- Vorhandenes Passwort behalten: Lassen Sie das Passwortfeld unberührt.
- Passwort ersetzen: Geben Sie das neue Passwort vollständig ein und speichern Sie.
- Eingabe bearbeitet und anschließend geleert: Der aktuelle Ablauf meldet einen Validierungsfehler. Das ist kein Löschbefehl. Laden Sie die Seite erneut, wenn Sie den gesamten ungespeicherten Entwurf verwerfen und den gespeicherten Stand laden möchten.
Für eine Aktivierung muss ein neues nichtleeres oder bereits hinterlegtes Passwort vorhanden sein. Ein Ablauf zum gezielten Löschen des gespeicherten Passworts wird in diesem Formular nicht angeboten.
Einstellungen speichern
- Erfassen Sie die abgestimmten Verbindungsdaten und beachten Sie die Passwortregeln.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Prüfen Sie die Meldung. Feldfehler erscheinen bei den betroffenen Angaben; korrigieren Sie diese vor dem nächsten Versuch.
- Nach erfolgreichem Speichern lädt die Seite den gespeicherten Stand neu. Der Passwortentwurf wird geleert; der Hinterlegungsstatus bleibt sichtbar.
Das Speichern selbst führt keinen IMAP-Verbindungstest aus. Wurde die Integration dabei aktiviert, kann anschließend der geplante Hintergrundabruf tätig werden. Aktivieren Sie sie deshalb erst, wenn die Nutzung des Postfachs und die Ablage abgestimmt sind.
Verbindungstest und sofortiger Abruf
Verbindung testen verwendet die gespeicherten Zugangsdaten für eine Verbindung zum Postfach. Änderungen im noch ungespeicherten Formular werden dabei nicht geprüft.
Jetzt abrufen startet einen unmittelbaren Abruf mit den gespeicherten Einstellungen. Die Integration muss aktiviert und vollständig konfiguriert sein. Dieser Vorgang kann Anhänge archivieren und behandelte Nachrichten im Postfach als gelesen markieren. Verwenden Sie diese Aktion bewusst; für eine erste Erprobung ist ein abgestimmtes eigenes Testpostfach geeignet.
Prüfen Sie jeweils die angezeigte Erfolgs- oder Fehlermeldung. Die lokale Entwicklungsprüfung dieses Kapitels hat weder einen solchen Verbindungstest noch einen Abruf bei einem Anbieter ausgeführt.
Archivierung und Fehler
Die konfigurierte Dokumentenablage wird zuerst verwendet. Bei Ablehnung oder Fehler versucht Florian eine lokale Ablage; deren Standardverzeichnis heißt fax-archive. Prüfen Sie den tatsächlich konfigurierten Speicherort, Dateirechte und dessen Einbindung in Ihre Sicherung. Zugangsdaten einer Dokumentenablage werden nicht in diesem Faxformular eingerichtet.
Nachrichten ohne relevante Anhänge werden als übersprungen behandelt. PDF-/TIFF-Anhänge ohne bereitgestellten Nachrichteninhalt werden übersprungen; weitere verwertbare Anhänge derselben Nachricht werden weiterhin berücksichtigt. Scheitert die Archivierung eines Teils der Anhänge, kann eine spätere Wiederholung die gesamte Nachricht erneut verarbeiten. Bereits erfolgreich abgelegte Anhänge können dadurch mehrfach vorkommen. Ein fehlgeschlagenes Markieren als gelesen kann ebenfalls einen erneuten Abruf verursachen. Die Anzeige ersetzt daher keine Kontrolle der Ablage und keine Zustellgarantie.
Bei Fehlern:
- Prüfen Sie gespeicherte Host-, Port-, Benutzer-, Ordner- und SSL-Angaben.
- Kontrollieren Sie Passwortstatus und Anbieterzugriff mit der zuständigen Administration.
- Prüfen Sie Ergebnis und Erreichbarkeit der Dokumentenablage beziehungsweise den lokalen Speicherplatz und die Dateirechte.
- Geben Sie Supportmeldungen ohne Passwörter oder vertrauliche Faxinhalte weiter.