Florian Feuerwehrmanagement
Angebot anfordern
Angebot anfordernZum Kunden-Portal

Selbstverwaltung (Self-Service)

Die Selbstverwaltung erlaubt jedem angemeldeten Mitglied, ausschließlich seine eigenen Daten zu pflegen. Das entlastet Schriftführer und Kassier, hält Telefonnummern und Adressen aktuell und dokumentiert jede Änderung nachvollziehbar. Sensible Felder werden dabei nicht sofort übernommen, sondern durchlaufen eine Freigabe.

Hinweis: Die Selbstverwaltung ist nicht mit dem Kunden-Portal zu verwechseln. Im Kunden-Portal (auf der Verkaufs-Website) verwaltet der Käufer einer Wehr die Lizenz, Rechnungen und Downloads. Die Selbstverwaltung ist ein Bereich innerhalb von Florian, in dem Mitglieder ihre Personendaten pflegen.

Voraussetzungen

Damit ein Mitglied die Selbstverwaltung nutzen kann, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Eigenes Benutzerkonto: Das Mitglied benötigt ein Login-Konto in Florian. Ein Mitglied ist nicht automatisch ein Benutzer — die Verwaltung muss das Konto anlegen und mit dem Mitglieder-Datensatz verknüpfen.
  2. Aktive Anmeldung: Die Benutzeranmeldung (Authentifizierung) muss in der Instanz aktiviert sein, und das Mitglied muss angemeldet sein.

Ein angemeldetes Mitglied sieht und bearbeitet über die Selbstverwaltung nur den eigenen Datensatz. Der Zugriff auf fremde Datensätze bleibt der Verwaltung über die reguläre Mitgliederverwaltung vorbehalten.

Hinweis: Ob ein bestimmtes Feld überhaupt bearbeitbar ist, hängt zusätzlich von den Rechten des Benutzers (RBAC) und der Feld-Klassifikation der jeweiligen Wehr ab (siehe unten).

Feld-Klassifikation: was Sie selbst bearbeiten dürfen

Jedes Feld gehört zu einer von drei Klassen. Die Zuordnung wird je Wehr konfiguriert; die folgende Tabelle zeigt die Standardeinstellung (Default).

Klasse Verhalten Felder (Default)
Sofort wirksam Die Änderung wird direkt gespeichert und ist ohne Freigabe gültig. Telefon, E-Mail, Foto, Verfügbarkeit, Adresse
Freigabepflichtig Die Änderung wird als Vorschlag hinterlegt und erst nach Genehmigung übernommen. Bankverbindung / IBAN
Nie selbst-editierbar Nur die Verwaltung kann diese Felder ändern. Name, Geburtsdatum, Status, Dienstgrad, Ein-/Austrittsdatum

Achtung: Die konkrete Zuordnung kann Ihre Wehr abweichend festlegen. Ihr Schriftführer oder Administrator legt fest, welche Felder in Ihrer Instanz sofort wirksam und welche freigabepflichtig sind. Im Zweifel zeigt Florian Ihnen beim Bearbeiten an, ob eine Änderung sofort greift oder eine Freigabe erfordert.

Warum manche Felder gesperrt sind

Name, Geburtsdatum, Status (aktiv, Jugend, passiv, Ehrenmitglied, ausgetreten), Dienstgrad sowie Ein- und Austrittsdatum sind rechtlich und organisatorisch bindend. Der Status ist zudem die Zähl-Metrik für das Lizenz-Tier Ihrer Wehr. Diese Felder verändern also mehr als nur einen Kontakteintrag und bleiben deshalb ausschließlich in der Hand der Verwaltung.

Sofort wirksame Änderung — Schritt für Schritt

  1. Melden Sie sich in Florian an.
  2. Öffnen Sie Meine Daten (die Selbstverwaltung Ihres eigenen Datensatzes).
  3. Ändern Sie ein sofort wirksames Feld, zum Beispiel Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
  4. Speichern Sie. Die Änderung ist unmittelbar aktiv und in allen Auswertungen (z. B. Telefonliste) sichtbar.

Auch eine sofort wirksame Änderung wird im Audit-Log protokolliert — mit altem und neuem Wert, Antragsteller und Zeitpunkt. So bleibt jede Anpassung nachvollziehbar.

Profilbild

Jedes Mitglied kann in Meine Daten ein eigenes Profilbild hochladen — direkt im Browser oder in der Mobile App per Kamera bzw. Galerie. Das Bild erscheint anschließend überall dort, wo Florian Mitglieder anzeigt, zum Beispiel in der Mitgliederliste.

Dabei gilt:

  • Formate & Größe: JPEG, PNG oder WebP, maximal 5 MB.
  • Serverseitige Aufbereitung: Florian verkleinert jedes Bild auf höchstens 512 px und kodiert es neu. Dabei werden sämtliche Metadaten entfernt — insbesondere GPS-Positionen und Kamera-Informationen. Gerade bei Jugendlichen ist das ein wichtiger Datenschutz-Baustein: Ein daheim aufgenommenes Foto verrät so keine Wohnadresse.
  • Sofort wirksam: Das Profilbild ist das eigene Abbild des Mitglieds und durchläuft keine Freigabe. Es kann jederzeit ersetzt oder entfernt werden.
  • Zugriff: Das Bild ist nur für angemeldete Benutzer mit dem Recht Mitglieder: Ansehen (bzw. für das Mitglied selbst) abrufbar — es liegt nicht öffentlich im Netz.

Freigabepflichtige Änderung (Pending Change)

Bei einem freigabepflichtigen Feld — im Standard die Bankverbindung/IBAN — wird Ihre Eingabe nicht sofort in den Datensatz übernommen. Stattdessen entsteht ein Pending Change (Freigabe-Vorschlag): Florian speichert den alten und den neuen Wert, Ihren Namen als Antragsteller, den Zeitpunkt und den Status „offen". Der bestehende Wert bleibt bis zur Genehmigung unverändert gültig.

Ablauf aus Sicht des Mitglieds

  1. Öffnen Sie Meine Daten und ändern Sie ein freigabepflichtiges Feld (z. B. die IBAN).
  2. Beim Speichern weist Florian darauf hin, dass die Änderung eine Freigabe benötigt.
  3. Der Vorschlag erhält den Status offen und wartet auf die zuständige Freigeber-Rolle.
  4. Sobald genehmigt oder abgelehnt wurde, ist das Ergebnis in Ihrer Datenübersicht sichtbar.

Hinweis: Solange ein Vorschlag offen ist, gilt weiterhin der alte Wert. Erst mit der Genehmigung wird der neue Wert wirksam.

Wer gibt frei?

Die Freigabe erfolgt durch die je Feldgruppe zuständige Rolle:

Feldgruppe Zuständige Freigeber-Rolle
Bankverbindung / IBAN Kassier
Personendaten (sofern freigabepflichtig gestellt) Schriftführer

Der Freigeber sieht die offenen Vorschläge, prüft alten gegen neuen Wert und genehmigt oder lehnt ab. Ein genehmigter Vorschlag wird in den Datensatz übernommen; ein abgelehnter Vorschlag verändert nichts. In beiden Fällen wird das Ergebnis inklusive Freigeber im Audit-Log festgehalten.

Vor dem Genehmigen oder Ablehnen prüft Florian erneut, ob das freigebende Benutzerkonto aktuell aktiv und für den Mandanten verfügbar ist und die erforderliche Berechtigung für den betroffenen Fachbereich vorliegt. Eine bereits geöffnete Freigabeseite ersetzt diese Prüfung nicht. Wird die Konto- oder Berechtigungsprüfung verweigert oder kann sie wegen eines Fehlers nicht abgeschlossen werden, bleibt der Vorschlag offen und der bestehende Wert unverändert; es entsteht kein Freigabe- oder Ablehnungseintrag im Audit-Log.

Die Prüfung gilt für das konkrete Mitglied und das vorgeschlagene Feld. „Eigene“ Rechte erlauben nur Entscheidungen über das dem Freigeber zugeordnete Mitglied, Jugendrechte nur über Jugendmitglieder; Wehrrechte bleiben auf den aktuellen Mandanten begrenzt. Ein ausdrückliches Feldverbot im zuständigen Fachbereich gilt auch bei Freigaben, etwa für Bank.Iban unter Beitragswesen/Verwalten. Für Bankfelder bleibt dieser Fachbereich zuständig; ein allgemeines Mitgliederrecht ersetzt ihn nicht. Ein nicht mehr verfügbares oder gelöschtes Zielmitglied kann nicht genehmigt oder abgelehnt werden.

Nachvollziehbarkeit (Audit-Log)

Sämtliche Änderungen über die Selbstverwaltung — sowohl sofort wirksame als auch freigabepflichtige — landen im Audit-Log. Protokolliert werden mindestens:

  • das betroffene Feld sowie alter und neuer Wert,
  • der Antragsteller und der Zeitpunkt,
  • bei Freigaben zusätzlich Status (genehmigt/abgelehnt) und Freigeber.

Damit ist jederzeit belegbar, wer wann welche Angabe geändert oder freigegeben hat.

Siehe auch