Dienstbuch & Einsätze
Im Dienstbuch planen und dokumentieren Sie Dienste und Anwesenheiten. Einsätze können Sie zusätzlich im Modul Einsatzberichte beschreiben. Die Jahresstatistik wertet die erfassten Dienste aus.
Hinweis: Ein Dienst dokumentiert einen Termin im Dienstbuch (Übung, Einsatz, Versammlung, Ausbildung, Sonstiges). Ein Einsatzbericht ist ein eigener Datensatz und kann optional mit einem vorhandenen Dienst verknüpft werden.
Dienste anlegen
Dienste erfassen Sie im Modul Dienstbuch. Jeder Dienst hält fest, was wann mit wem und mit welchen Geräten stattgefunden hat.
- Öffnen Sie Dienstbuch → Neuer Dienst.
- Wählen Sie den Typ des Dienstes.
- Tragen Sie Datum und Dauer (Beginn/Dauer) sowie den Ort ein.
- Bestimmen Sie den Leiter des Dienstes (Dienst- bzw. Übungsleiter) aus der Mitgliederliste.
- Ergänzen Sie eine Beschreibung (Inhalt der Übung, Ausbildungsthema, Tagesordnung).
- Ordnen Sie bei Bedarf die im Dienst verwendeten Geräte zu.
- Speichern Sie den Dienst — anschließend erfassen Sie die Anwesenheit (siehe unten).
Die verfügbaren Dienst-Typen im Überblick:
| Typ | Verwendung |
|---|---|
| Übung | Regelmäßiger Übungsdienst, Ausbildungsabend |
| Einsatz | Realer Einsatz im Dienstbuch; ein Einsatzbericht wird separat erfasst |
| Versammlung | Dienst-, Jahres-, Mitgliederversammlung |
| Ausbildung | Lehrgang, Unterweisung, Fortbildung |
| Sonstiges | Arbeitsdienst, Veranstaltung, sonstige Termine |
Hinweis: Für Dienste stehen Ihnen bis zu fünf eigene Felder (Custom-Felder) zur Verfügung. Sie definieren diese einmal in den Einstellungen und können damit wehr-spezifische Angaben erfassen, die das Standardformular nicht vorsieht.
Verwendete Geräte zuordnen
Über die Geräte-Zuordnung dokumentieren Sie, welche Ausrüstung im Dienst zum Einsatz kam — etwa für den Nachweis von Betriebsstunden oder für die Rückverfolgung nach einer Übung. Die Zuordnung greift auf denselben Gerätebestand zu wie die Geräteverwaltung; ein Gerät lässt sich per Barcode-Scan (Zebra-Scanner oder Handy-Kamera) schnell hinzufügen.
Zuweisungen im Dienstplan
Zum Zuweisen oder Entfernen geplanter Teilnehmer benötigen Sie im Dienstplan Lese- und Bearbeitungsrechte. Die Aktion prüft das aktuelle aktive Benutzerkonto und die aktuellen Rechte erneut; reine Leserechte erlauben keine Änderung. Geplante Teilnehmer haben zunächst den Status eingeplant und keine geleisteten Stunden. Die tatsächliche Anwesenheit erfassen Sie anschließend am Dienst.
Zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen einer Schicht benötigen Sie zusätzlich zu den Leserechten die jeweiligen Erstell-, Bearbeitungs- oder Löschrechte. Mit reinen Leserechten werden keine Änderungsaktionen angezeigt. Auch beim Speichern oder Löschen prüft Florian das aktuelle aktive Benutzerkonto und die aktuellen Rechte erneut. Werden Rechte während eines geöffneten Formulars entzogen, wird die Änderung abgewiesen und Ihre Eingaben bleiben erhalten. Nach erneuter Freigabe können Sie den Vorgang wiederholen.
Anwesenheit erfassen
Zu jedem Dienst führen Sie die Anwesenheit der Mitglieder. Florian rechnet daraus die Dienststunden je Mitglied zusammen, die später in Statistik und Protokollen erscheinen.
- Öffnen Sie den Dienst und wechseln Sie auf Anwesenheit.
- Setzen Sie je Mitglied den Status.
- Tragen Sie bei anwesenden Mitgliedern die geleisteten Stunden ein (Vorbelegung aus der Dauer des Dienstes, individuell anpassbar).
- Speichern Sie — die Stunden fließen automatisch in die Auswertungen ein.
Die Anwesenheits-Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| anwesend | Mitglied hat teilgenommen; Stunden werden gezählt |
| entschuldigt | Mitglied war abwesend, aber entschuldigt |
| unentschuldigt | Mitglied war abwesend ohne Entschuldigung |
Hinweis: Bei laufendem Dienst wird die Anwesenheitsliste live aktualisiert (SignalR). Tragen mehrere Personen gleichzeitig ein oder checken Mitglieder per QR-Code selbst ein, sehen alle Beteiligten den aktuellen Stand ohne manuelles Neuladen.
QR-Check-in zu Diensten
Der QR-Check-in beschleunigt die Anwesenheitserfassung: Statt jedes Mitglied einzeln abzuhaken, scannen die Anwesenden beim Eintreffen selbst einen QR-Code und werden automatisch auf anwesend gesetzt.
- Öffnen Sie den Dienst und wählen Sie QR-Check-in anzeigen.
- Florian erzeugt einen QR-Code für genau diesen Dienst. Zeigen Sie ihn am Bildschirm oder Beamer im Gerätehaus an — alternativ lässt er sich ausdrucken.
- Die Mitglieder scannen den Code mit der Kamera ihres Smartphones (installierte PWA) und bestätigen die Anwesenheit.
- Jeder Check-in erscheint sofort in der Anwesenheitsliste; der Dienstleiter behält den Überblick und kann einzelne Einträge nachbearbeiten.
Achtung: Der QR-Code ist an den jeweiligen Dienst gebunden und nur für dessen Erfassung gedacht. Damit Mitglieder selbst einchecken können, benötigen sie ein Benutzer-Konto und eine aktive Anmeldung. Der Dienstleiter kann jeden per Check-in gesetzten Status nachträglich korrigieren (z. B. auf entschuldigt) — die Änderung landet im Audit-Log.
Tagesanwesenheit mit täglichem QR-Code
Die Tagesanwesenheit hält fest, wer an einem Kalendertag im Gerätehaus war. Sie ist über die Navigation, das Dienstbuch und den Dienstplan erreichbar. Dabei entstehen keine Dienststunden; diese erfassen Sie weiterhin am jeweiligen Dienst.
- Die berechtigte Verwaltung öffnet Tagesanwesenheit und zeigt den QR-Code auf einem Bildschirm vor Ort.
- Ein Mitglied scannt den Code mit seiner Handykamera. Falls nötig, meldet es sich zunächst mit seinem persönlichen Florian-Konto an und kehrt anschließend zur Bestätigung zurück.
- Das Mitglied wählt Anwesenheit bestätigen. Das Konto muss mit einem aktiven Mitglied oder einem Jugendfeuerwehrmitglied derselben Wehr verknüpft sein.
- Florian speichert die Bestätigung für diesen Tag einmalig. Ein erneuter Scan bestätigt den vorhandenen Eintrag, ohne einen zweiten anzulegen.
Der Tag richtet sich nach Europe/Berlin, einschließlich Sommer- und Winterzeit. Um Mitternacht wird ein neuer Tagescode angezeigt; Scanlinks vom Vortag sind dann ungültig. Lassen Sie die Anzeige im Gerätehaus geöffnet, erneuert sie sich automatisch. Ein QR-Code ersetzt weder ein Benutzerkonto noch die Anmeldung.
Mitglieder sehen ihre eigene Anwesenheit und ihren Verlauf. Die vollständige Anwesenheitsliste und ihre Tagesübersicht stehen nur Konten mit entsprechender wehrweiter Berechtigung zur Verfügung. Über Tag auswählen lassen sich die Einträge der letzten zwölf Monate ansehen. Eine auf eigene Daten oder Jugendfeuerwehrdaten begrenzte Rolle erhält dadurch keinen Zugriff auf die vollständige Mitgliederliste.
Hinweis: Fehlt die Verknüpfung zum Mitglied, ergänzen Sie diese in der Benutzerverwaltung. Ein abgelaufener Code wird durch erneutes Scannen der aktuellen Anzeige ersetzt. Bei Verbindungsproblemen können Mitglieder die Bestätigung wiederholen; doppelte Einträge werden verhindert.
Einsatz- und Brandberichte
Für Einsatzberichte benötigen Sie Leserechte sowie zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen das jeweilige zusätzliche Recht. Florian prüft beim Speichern und Löschen das aktuelle aktive Benutzerkonto und die aktuellen Rechte erneut. Wird eine Änderung deshalb abgewiesen, bleibt das geöffnete Formular mit Ihren Eingaben erhalten. Während eines laufenden Speichervorgangs können Sie keinen weiteren Speichervorgang starten oder zu einem anderen Bericht wechseln.
Öffnen Sie Einsatzberichte und wählen Sie Neuer Einsatzbericht. Bei Bedarf verknüpfen Sie den Bericht mit einem vorhandenen Dienst.
Beim ersten Laden bleiben Neuer Einsatzbericht, Bearbeiten und Löschen deaktiviert, bis die interaktive Ansicht verfügbar ist.
Wird ein ausgewählter Dienst inzwischen gelöscht, weist Florian eine neue Verknüpfung beim Speichern ab. Der Hinweis bleibt oberhalb von Abbrechen und Speichern sichtbar. Das Formular scrollt getrennt von diesem Aktionsbereich, damit fokussierte Felder auch in kurzen Fenstern nicht darunter verschwinden. Ihre Eingaben bleiben erhalten; wählen Sie einen anderen Dienst oder entfernen Sie die optionale Verknüpfung. Ein unveränderter Dienstverweis in einem bestehenden Bericht bleibt bei anderen Korrekturen erhalten, auch wenn der zugehörige Dienst inzwischen gelöscht wurde.
Im Bericht erfassen Sie folgende Angaben:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Einsatzart | Brand, technische Hilfeleistung, ABC-Einsatz, Fehlalarm u. a. |
| Dienst | Optionale Verknüpfung mit einem vorhandenen Dienst |
| Alarmzeit | Zeitpunkt der Alarmierung |
| Ausrückzeit | Optionaler Zeitpunkt des Ausrückens |
| Endzeit | Optionales Ende des Einsatzes / Einrücken |
| Ort | Einsatzort |
| Einsatzleiter | Name der Einsatzleitung |
| Schadenslage | Beschreibung der Lage und der durchgeführten Maßnahmen |
| Bemerkung | Ergänzende Angaben zum Einsatz |
Anwesenheit und verwendete Geräte erfassen Sie am Dienst; der Einsatzbericht hat dafür keine eigenen Positionslisten.
Umfang des Einsatzberichts
Das Modul speichert den Bericht mit den oben genannten Angaben. Eine automatische Auswahl landesspezifischer Einsatzberichtvorlagen sowie ein Einsatzbericht-Export als PDF, DOCX oder ODT stehen in diesem Modul derzeit nicht zur Verfügung.
Jahresstatistik und Protokolle
Aus den erfassten Diensten und Anwesenheiten erzeugt Florian die üblichen Auswertungen — ohne manuelles Zusammenzählen.
- Dienstprotokoll — Übersicht eines einzelnen Dienstes mit Teilnehmern, Status und Stunden; geeignet als Anlage zur Niederschrift.
- Anwesenheitsübersicht — Dienststunden und Teilnahmequote je Mitglied über einen wählbaren Zeitraum.
- Jahresstatistik — Zusammenfassung aller Dienste eines Jahres nach Typ (Übungen, Einsätze, Versammlungen …), Gesamtstunden und Einsatzzahlen; Grundlage für den Jahresbericht der Wehr.
So erzeugen Sie eine Auswertung:
- Öffnen Sie Dienstbuch → Auswertungen (bzw. das Modul Berichte).
- Wählen Sie den Bericht und den Zeitraum (z. B. ein Kalenderjahr).
- Grenzen Sie bei Bedarf auf einen Dienst-Typ oder eine Zielgruppe ein.
- Erzeugen Sie die Ausgabe als PDF oder Excel/CSV.
Hinweis: Über den Export-Wizard stellen Sie eigene Auswertungen zusammen — Felder wählen, filtern, als wiederverwendbare Export-Definition speichern. So bereiten Sie Dienstdaten z. B. für die Meldung an den Kreisverband einmalig auf und rufen den Export künftig mit einem Klick ab.