Dokumentenarchiv (Paperless)
Das Dokumentenarchiv bindet eine selbst betriebene Paperless-ngx-Instanz an Florian an. Florian legt die von ihm erzeugten und empfangenen Dokumente automatisch dort ab und zeigt das Archiv vollständig in der eigenen Oberfläche an: Suche, Vorschau, Download, Upload, Bearbeiten und Löschen. Die Paperless-Oberfläche wird für die tägliche Arbeit nicht benötigt.
Entwicklungsstand 31. Oktober 2026: Dieses Kapitel beschreibt den abgeglichenen Quellstand und wurde gegen Paperless-ngx 3.4.0 geprüft. Prüfen Sie vor dem Betrieb die installierte Version von Florian und Paperless sowie Ihre Archivkonfiguration.
Einrichtung und Status
Die Verbindung zu Paperless (Adresse und API-Token) richten Sie unter Integrationen → Paperless-ngx ein. Der API-Token bleibt auf dem Florian-Server. Er wird weder an den Browser noch an die App übertragen; alle Zugriffe auf Paperless laufen über den Server.
Ist keine Paperless-Verbindung eingerichtet, arbeitet Florian unverändert weiter: Einsatzberichte, Nachweise und Faxe werden wie bisher lokal gespeichert, und der Bereich Dokumente weist darauf hin, dass kein Archiv verbunden ist.
Ist Paperless eingerichtet, aber nicht erreichbar, bleiben alle übrigen Funktionen nutzbar. Neue Dokumente warten im Ablagepuffer und werden übertragen, sobald Paperless wieder antwortet.
Rechte und Kategorien
Jedes Dokument gehört zu genau einer Kategorie. Die Kategorie bestimmt, welches Modulrecht für den Zugriff nötig ist. Florian prüft die Rechte bei jeder Anfrage erneut auf dem Server.
| Kategorie | Erforderliches Modulrecht | Personenbezogen |
|---|---|---|
| Einsatz | Einsatzberichte | nein |
| Alarmfax | Einsatzberichte | nein |
| Dienst / Übung | Dienste | nein |
| Gerät / Prüfung | Geräte | nein |
| Fahrzeug | Fahrzeuge | nein |
| Atemschutz | Atemschutz | ja |
| Mitglied | Mitglieder | ja |
| Lehrgang / Nachweis | Lehrgänge | ja |
| Beitrag / SEPA | Beitragswesen | ja |
| Jugendfeuerwehr | Jugend | ja |
| Rundschreiben | Rundschreiben | nein |
| Serienbrief | Serienbriefe | ja |
| Bericht / Statistik | Berichte | nein |
| Allgemein | Berichte | nein |
- Ansehen und Herunterladen erfordern das Recht Anzeigen im zugehörigen Modul.
- Hochladen erfordert Anlegen, Bearbeiten erfordert Bearbeiten, Löschen erfordert Löschen – jeweils im Modul der Kategorie.
- Trägt ein Dokument mehrere Kategorien, gilt die strengste.
- Dokumente, die keiner Florian-Kategorie zugeordnet sind (zum Beispiel direkt in Paperless angelegt), sehen nur Administratoren.
- Ein Dokument mit Personenbezug darf nur in einer personenbezogenen Kategorie abgelegt werden. Ein Upload in Allgemein mit verknüpftem Mitglied wird abgelehnt.
Trennung mehrerer Wehren
Florian kennzeichnet jedes Dokument mit einem Wehr-Schlagwort (Florian-Wehr …). Benutzer ohne Administratorrechte sehen ausschließlich Dokumente mit dem Schlagwort ihrer eigenen Wehr. Nutzen mehrere Wehren dieselbe Paperless-Instanz, bleiben ihre Archive dadurch getrennt.
Dokumente finden und ansehen
Unter Dokumente finden Sie das gesamte Archiv, auf das Sie Zugriff haben.
- Suche: Volltextsuche über Titel und erkannten Inhalt (OCR von Paperless).
- Filter: Bereich (Kategorie), Dokumenttyp, Korrespondent und Zeitraum (Von/Bis).
- Darstellung: Liste oder Raster mit Vorschaubildern.
- Vorschau und Download: Ein Klick öffnet die Vorschau; die Originaldatei lässt sich herunterladen.
Auf der Detailseite eines Mitglieds zeigt der Abschnitt Dokumente alle mit diesem Mitglied verknüpften Archivdokumente.
Hochladen, bearbeiten, löschen
- Hochladen: Erlaubt sind PDF, PNG, JPG, TIFF, WebP, GIF und TXT bis 25 MB. Wählen Sie Bereich, Titel, Datum und optional den Dokumenttyp. Laden Sie die Datei im Abschnitt Dokumente eines Mitglieds hoch, wird sie automatisch mit diesem Mitglied verknüpft. Paperless verarbeitet die Datei anschließend; bis dahin erscheint sie im Archivierungsstatus als offener Auftrag.
- Bearbeiten: Titel, Datum, Bereiche, Tags, Dokumenttyp und Korrespondent lassen sich ändern. Sie benötigen dafür das Bearbeitungsrecht in der bisherigen und in der neuen Kategorie.
- Löschen: Löschen erfolgt erst nach einer Bestätigung und entfernt das Dokument in Paperless.
Jeder Abruf, Download, jede Änderung und jede Löschung wird im Audit-Protokoll mit Benutzer und Dokument festgehalten.
Berichte ins Archiv
Auf der Seite Berichte hat jeder Bericht zusätzlich die Schaltfläche Ins Archiv, sofern Paperless verbunden ist und Sie das Exportrecht für Berichte sowie das Anlegerecht der Zielkategorie haben. Florian erzeugt den Bericht mit dem aktuellen Datenstand und legt ihn mit dem Titel „
Mitgliederkartei, Telefonliste, Geburtstagsliste und Lehrgangsübersicht landen wegen ihres Personenbezugs in der Kategorie Mitglied bzw. Lehrgang / Nachweis, Jahresstatistik und Inventarliste in Bericht / Statistik bzw. Gerät / Prüfung.
Was automatisch abgelegt wird
| Quelle | Auslöser | Kategorie |
|---|---|---|
| Einsatzbericht (PDF) | Anlegen und Ändern eines Berichts | Einsatz |
| Alarmfax | Abruf aus dem Fax-Postfach | Alarmfax |
| Lehrgangsnachweis | Hochladen eines Nachweises | Lehrgang / Nachweis |
| Rundschreiben (Text als PDF und alle Anlagen) | Versand | Rundschreiben |
| SEPA-Lastschriftdatei (XML) | Erzeugen eines SEPA-Laufs | Beitrag / SEPA |
| Berichte | Schaltfläche Ins Archiv | siehe oben |
Alle anderen Dokumentarten – etwa Atemschutz- oder Prüfunterlagen, Fahrzeug- und Dienstdokumente – legen Sie über Dokumente → Hochladen in der passenden Kategorie ab. Mitgliederdatenblätter und Serienbriefe werden bei Bedarf erzeugt und nicht automatisch archiviert; Sie können sie herunterladen und hochladen.
Bestand nachträglich übernehmen
Unter Dokumente → Archivierungsstatus startet Nacharchivierung starten die einmalige Übernahme vorhandener Einsatzberichte, Lehrgangsnachweise und Rundschreiben. Der Fortschritt wird angezeigt; Anhalten unterbricht, Fortsetzen macht weiter, und auch ein Neustart des Servers setzt die Übernahme an der zuletzt erreichten Stelle fort. Bereits archivierte Dokumente werden nicht doppelt abgelegt.
Archivierungsstatus und Fehler
Florian sammelt alle Ablagen in einem Ablagepuffer, der Neustarts übersteht. Die Seite Dokumente → Archivierungsstatus (nur Administratoren) zeigt wartende, laufende und fehlgeschlagene Einträge mit Fehlerursache.
- Ein fehlgeschlagener Versuch wird automatisch wiederholt, mit wachsendem Abstand (30 Sekunden, dann jeweils doppelt so lang, höchstens 6 Stunden).
- Nach 10 Versuchen – bei dauerhaften Fehlern wie ungültigen Dateien schon nach 3 – stoppt die automatische Wiederholung. Der Eintrag bleibt als Fehlgeschlagen sichtbar.
- Erneut versuchen startet einen einzelnen Eintrag neu, Alle fehlgeschlagenen erneut versuchen alle auf einmal.
- Fällt Paperless länger als etwa zwei Tage aus, können Einträge die Versuchsgrenze erreichen. Prüfen Sie nach einem längeren Ausfall den Archivierungsstatus und starten Sie fehlgeschlagene Einträge neu.
Datenschutz, Löschung und Aufbewahrung
- Mitglied löschen: Wird ein Mitglied in Florian gelöscht, löscht Florian auch alle in Paperless abgelegten Dokumente, die mit diesem Mitglied verknüpft sind. Die Löschung läuft über den Ablagepuffer und wird nach 15 Minuten noch einmal nachgeprüft, damit auch gerade erst verarbeitete Dokumente erfasst werden.
- Nachweis oder Lehrgangsteilnahme löschen: Die zugehörigen Nachweisdokumente werden in Paperless ebenfalls gelöscht.
- Ohne Paperless-Verbindung: Ist Paperless zum Zeitpunkt der Löschung nicht eingerichtet, kann Florian dort nichts löschen. Entfernen Sie in diesem Fall verbleibende Dokumente nach dem Wiederverbinden manuell.
- Aufbewahrung: Florian löscht Archivdokumente nicht nach Fristen. Legen Sie fest, wie lange Einsatzberichte, SEPA-Dateien und Nachweise aufbewahrt werden, und löschen Sie abgelaufene Dokumente über Dokumente.
- Paperless-Oberfläche: Wer sich direkt in Paperless anmeldet, unterliegt nicht den Rechten aus Florian. Vergeben Sie Paperless-Konten nur an Administratoren und nutzen Sie für alle übrigen Benutzer ausschließlich Florian.